Tata Kelola Batavia

Kode Etik Batavia adalah Komitmen Terhadap Stakeholders

Sebagai perusahaan efek yang mengelola aset atas nama nasabah dan berhubungan dengan stakeholders dalam kegiatan bisnisnya, Batavia menetapkan dan mengimplementasikan kode etik untuk menunjukkan komitmennya terhadap perilaku etis dan profesional, serta perlindungan kepentingan stakeholders. Kode Etik bagi Batavia adalah bentuk komitmen Batavia kepada seluruh stakeholders.

Pelaporan pelanggaran etik

Indikasi perilaku yang melanggar hukum, melanggar etika atau norma‐norma kesopanan pada umumnya, tidak professional, tindakan fraud, bribery & corruption, perbuatan yang membahayakan keamanan dan keselamatan kerja, atau menyembunyikan dengan sengaja perilaku dan/atau perbuatan tersebut di atas, dapat dilaporkan ke Batavia dengan menggunakan jalur pelaporan sebagai berikut:  mengirimkan surat tertulis kepada PT Batavia Prosperindo Aset Manajemen, u.p. Tim WBS, dengan alamat Chase Plaza Lantai 12, Jalan Jenderal Sudirman Kav.21, Jakarta Selatan 12920, atau    mengirimkan surat elektronik yang ditujukan ke WBS@Batavia.co.id.   Jalur pelaporan tersebut dapat dimanfaatkan oleh seluruh personil Batavia, juga oleh pihak ketiga seperti nasabah, mitra bisnis, pemasok dan sebagainya. Batavia mengijinkan pelapor untuk menggunakan identitas diri atau anonym (tanpa identitas diri). Batavia menjamin perlindungan untuk pelapor dengan identitas diri, sepanjang yang bersangkutan tidak memberikan laporan dan/atau keterangan yang tidak benar atau palsu.

pokok-pokok kode etik batavia

Komitmen Batavia untuk setiap saat:

• Berperilaku profesional dan menjunjung etika
• Bertindak untuk kepentingan Nasabah  
• Bersikap independen dan objektif
• Berkeahlian, cakap, dan teliti
• Berkomunikasi dengan Nasabah secara tepat waktu dan akurat
• Menjunjung tinggi ketentuan pasar modal yang berlaku. 

LANDASAN HUKUM

Pedoman Kerja Direksi Batavia disusun dengan mengacu pada Undang‐undang Republik Indonesia No.40 tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas Peraturan Otoritas Jasa Keuangan dan Keputusan Ketua Badan Pengawas Pasar Modal dan Lembaga Keuangan tentang Perijinan Manajer Investasi, Penerapan Tata Kelola Manajer Investasi serta Anggaran Dasar Batavia.

KEBIJAKAN RAPAT DIREKSI Batavia

Rapat Direksi Batavia paling sedikit diadakan satu kali setiap 2 (dua) bulan di kantor Batavia di Jakarta atau tempat yang ditetapkan, dengan panggilan Rapat yang disampaikan dengan disampaikan dengan surat atau surat elektronik. Rapat Direksi harus dihadiri oleh mayoritas anggota Direksi.   Setiap anggota Direksi wajib menghadiri 75% dari total jumlah Rapat Direksi dalam satu tahun (baik secara fisik, sirkuler, maupun melalui telekonferensi). Keputusan Rapat Direksi diambil berdasarkan musyawarah untuk mufakat. Apabila tidak tercapai, keputusan diambil dengan pemungutan suara.   Direksi dapat mengambil keputusan yang sah tanpa mengadakan Rapat Direksi, dengan ketentuan semua anggota Direksi telah diberi tahu secara tertulis dan semua anggota Direksi memberikan persetujuan secara tertulis. Hasil rapat, termasuk perbedaan pendapat, wajib dituangkan dalam risalah rapat, dan didokumentasikan dengan baik. 

TUGAS, TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG DIREKSI

Direksi Batavia bertugas menjalankan dan bertanggung jawab atas pengurusan Batavia untuk kepentingan Batavia sesuai dengan maksud dan tujuan Batavia yang ditetapkan dalam Anggaran Dasar Batavia. Tanggung jawab Direksi Batavia diantaranya mencakup atas, penerapan Tata Kelola kebenaran isi laporan keuangan Batavia segala tindakan yang berkaitan dengan kegiatan Batavia yang dilakukan oleh Wakil Manajer Investasi, pegawai, dan pihak lain yang bekerja untuk Batavia penyusunan dan pelaksanaan Rencana Bisnis penerapan prinsip mengenal nasabah memastikan kehandalan pengendalian internal Batavia (kepatuhan, manajemen risiko dan audit internal), termasuk menindaklanjuti hasil identifikasi hal‐hal yang berhubungan dengan pengendalian internal yang memerlukan perhatian Direksi Batavia, temuan audit eksternal, hasil pengawasan Dewan Komisaris dan Dewan Pengawas Syariah Batavia, serta hasil pengawasan OJK. Direksi Batavia berhak mewakili Batavia di dalam maupun di luar pengadilan tentang segala hal dan dalam segala kejadian, mengikat Batavia dengan pihak lain dan pihak lain dengan Batavia, serta menjalankan segala tindakan baik mengenai kepengurusan maupun kepemilikan, dengan pembatasan sebagaimana di atur dalam ketentuan peraturan perundang‐undangan dan Anggaran Dasar Batavia.

PELAPORAN DAN PERTANGGUNGJAWABAN DIREKSI Batavia

Direksi Batavia mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugasnya kepada pemegang saham melalui RUPS, dan pertanggungjawaban Direksi atas pelaksanaan tugasnya diterima oleh pemegang saham melalui RUPS. Direksi Batavia menyusun laporan tahunan yang tersedia di kantor Batavia

LANDASAN HUKUM

Pedoman Kerja Dewan Komisaris Batavia disusun dengan mengacu pada Undang‐undang Republik Indonesia No.40 tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas Peraturan Otoritas Jasa Keuangan dan Keputusan Ketua Badan Pengawas Pasar Modal dan Lembaga Keuangan tentang Perijinan Manajer Investasi, Penerapan Tata Kelola Manajer Investasi serta Anggaran Dasar Batavia.

KEBIJAKAN RAPAT DEWAN KOMISARIS

Dewan Komisaris Batavia wajib mengadakan rapat paling sedikit satu kali dalam 3 (tiga) bulan. Panggilan Rapat Dewan Komisaris Batavia (“Rapat Dewan Komisaris”) dilakukan oleh anggota Dewan Komisaris disampaikan dengan surat tertulis atau surat elektronik. Rapat Dewan Komisaris harus dihadiri oleh mayoritas anggota Dewan Komisaris. Rapat Dewan Komisaris dapat mengundang Direksi Batavia dalam hal terdapat temuan indikasi pelanggaran peraturan perundang‐undangan. Setiap anggota Dewan Komisaris Batavia wajib menghadiri paling sedikit 75% dari total jumlah Rapat Dewan Komisaris Batavia yang diadakan dalam 1 (satu) tahun, baik hadir secara fisik, sirkuler, maupun melalui telekonferensi. Keputusan Rapat Dewan Komisaris Batavia diambil berdasarkan musyawarah untuk mufakat. Apabila tidak tercapai, keputusan diambil dengan pemungutan suara. Dewan Komisaris Batavia dapat mengambil keputusan yang sah tanpa mengadakan Rapat Dewan Komisaris Batavia, dengan ketentuan semua anggota Dewan Komisaris Batavia telah diberi tahu secara tertulis dan semua anggota Dewan Komisaris Batavia memberikan persetujuan secara tertulis, atas usul yang diajukan. Hasil Rapat Dewan Komisaris Batavia, termasuk perbedaan pendapat, wajib dituangkan dalam risalah rapat, dan didokumentasikan dengan baik.

TUGAS, TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG DEWAN KOMISARIS

Dewan Komisaris Batavia bertugas dan bertanggung jawab atas pengawasan terhadap kebijakan dan jalannya pengurusan, perseroan pada umumnya, dengan cakupan diantaranya pengawasan atas penerapan Tata Kelola kebenaran isi laporan keuangan Batavia mengawasi pelaksanaan tugas dan tanggung jawab Direksi Batavia secara berkala maupun sewaktu‐waktu memberikan nasihat yang dilakukan secara independen pengawasan atas pelaksanaan Rencana Bisnis melaksanakan fungsi audit melalui Komisaris Independen melaporkan kepada OJK jika mengetahui indikasi pelanggaran ketentuan peraturan perundang‐undangan di sektor jasa keuangan yang dapat membahayakan kelangsungan kegiatan usaha Batavia pengawasan atas efektivitas pelaksanaan kebijakan benturan kepentingan pengawasan aktif atas sistem pengendalian internal (kepatuhan, manajemen risiko dan audit internal). Dewan Komisaris Batavia berhak mendapatkan penjelasan tentang segala hal yang ditanyakan kepada Direksi dan memperoleh data dan informasi yang lengkap, akurat, terkini, dan tepat waktu dari Direksi Batavia.

PELAPORAN DAN PERTANGGUNGJAWABAN DEWAN KOMISARIS

Dewan Komisaris Batavia mempertanggung‐jawabkan pelaksanaan tugasnya kepada pemegang saham melalui RUPS. Pertanggungjawaban Dewan Komisaris Batavia atas pelaksanaan tugasnya diterima oleh pemegang saham melalui RUPS.

MODEL TIGA LINI DALAM KERANGKA KERJA PENGENDALIAN INTERNAL BATAVIA

Batavia menerapkan pengendalian internal berdasarkan model tiga lini, dengan menekankan prinsip bahwa pengelolaan risiko merupakan tanggung jawab seluruh pihak—mulai dari Direksi hingga unit kerja yang berinteraksi langsung dengan nasabah. Kerangka kerja ini dikembangkan dan diimplementasikan untuk memastikan bahwa seluruh risiko bisnis dikelola dalam batas yang dapat diterima oleh Batavia. Selain itu, kerangka ini juga bertujuan untuk menjamin kepatuhan terhadap peraturan perundang-undangan yang berlaku, serta terhadap kebijakan dan prosedur operasional internal perusahaan.

PROCESS/RISK OWNERS DI BATAVIA SEBAGAI LINI PERTAMA

Dalam kerangka "model tiga lini" yang diterapkan di Batavia, pemilik proses atau risiko (process owners/risk owners) berperan sebagai lini pertama. Mereka mencakup para penanggung jawab pada berbagai fungsi utama, seperti investasi dan riset; perdagangan; penyelesaian transaksi efek; pemasaran dan penanganan pengaduan nasabah; teknologi informasi; akuntansi dan keuangan; serta pengembangan sumber daya manusia. Sebagai lini pertama, para process/risk owners bertanggung jawab untuk mengimplementasikan prosedur pengendalian internal yang efektif dalam kegiatan operasional sehari-hari. Selain itu, mereka juga berperan dalam mengintegrasikan kapabilitas manajemen risiko ke dalam setiap aktivitas yang memiliki potensi menimbulkan risiko.”

FUNGSI MANAJEMEN RISIKO DAN KEPATUHAN BATAVIA SEBAGAI LINI KEDUA

Fungsi manajemen risiko dan fungsi kepatuhan yang bersifat independen menjalankan peran sebagai lini kedua dalam struktur "model tiga lini" di Batavia. Kedua fungsi ini bertanggung jawab untuk merancang dan mengembangkan kerangka kerja yang efektif dalam pengelolaan risiko, serta memastikan bahwa kerangka kerja tersebut diterapkan secara konsisten dan tepat oleh para process/risk owners. Selain itu, fungsi manajemen risiko dan kepatuhan juga bertugas memastikan bahwa seluruh aktivitas di Batavia dilaksanakan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku, serta mematuhi kebijakan dan prosedur operasional internal perusahaan. Dalam menjalankan fungsinya, unit manajemen risiko dan unit kepatuhan memiliki akses penuh dan tidak terbatas terhadap seluruh unit-unit lainnya di Batavia, guna memastikan efektivitas pengawasan dan penerapan prinsip tata kelola yang baik.

FUNGSI AUDIT INTERNAL Batavia SEBAGAI LINI KETIGA

Sebagai lini ketiga dalam struktur "model tiga lini", fungsi Audit Internal memiliki tanggung jawab utama untuk mengevaluasi efektivitas desain dan penerapan tata kelola perusahaan, manajemen risiko, serta proses pengendalian internal secara menyeluruh. Audit Internal juga memberikan rekomendasi perbaikan guna memperkuat aspek-aspek tersebut, yang selanjutnya disampaikan kepada Direksi untuk dipertimbangkan. Dalam pelaksanaan tugasnya, Audit Internal Batavia menyusun perencanaan, melakukan pengendalian, dan mendokumentasikan seluruh kegiatan audit internal. Selain itu, Audit Internal mencatat setiap temuan, kesimpulan, dan rekomendasi yang dihasilkan dari proses audit. Setelah setiap pelaksanaan audit internal, Audit Internal menyusun Laporan Audit Internal yang kemudian disampaikan kepada Dewan Komisaris dan Direksi sebagai bagian dari mekanisme pelaporan dan pengawasan.

Sebagai Manajer Investasi, Batavia bertanggung jawab untuk mengoptimalkan kepentingan para pemegang Unit Penyertaan (UP) melalui pengelolaan dana yang efektif dan berorientasi pada pencapaian hasil investasi terbaik. Tanggung jawab ini sejalan dengan prinsip stewardship, yaitu komitmen untuk menjalankan pengelolaan aset secara amanah, transparan, dan bertanggung jawab demi kepentingan investor.

KEBIJAKAN STEWARDHIP BATAVIA MENCAKUP TIGA AKTIVITAS UTAMA

1. Pemantauan secara berkala terhadap perusahaan investee, guna memastikan kinerja dan tata kelola perusahaan sejalan dengan tujuan investasi serta prinsip Environmental, Social, and Governance (ESG);
2. Engagement, yakni melakukan komunikasi yang konstruktif dan aktif dengan manajemen perusahaan investee untuk mendorong peningkatan nilai dan praktik berkelanjutan;
3. Penggunaan hak suara (voting rights), sebagai bagian dari partisipasi aktif Batavia dalam pengambilan keputusan penting di perusahaan investee, guna melindungi dan mengoptimalkan nilai investasi pemegang UP.

PENGUNGKAPAN HASIL AKTIVITAS STEWARDSHIP

Batavia dapat melakukan pengungkapan hasil dari pelaksanaan hak suara (voting rights) yang diberikan, sesuai dengan agenda yang diusulkan oleh perusahaan investee. Informasi tersebut dapat disampaikan kepada publik melalui situs web resmi Batavia, sebagai bagian dari komitmen terhadap transparansi, akuntabilitas, dan praktik tata kelola yang baik dalam pengelolaan investasi.

Batavia memiliki beberapa kebijakan internal terkait dengan etika yang berlaku sebagai acuan bagi seluruh personil Batavia dalam pelaksanaan kegiatan operasional. Kebijakan‐kebijakan tersebut disusun dengan mengacu pada peraturan perundang‐undangan yang berlaku, dan dikinikan dari waktu ke waktu sejalan dengan perkembangan Batavia, perkembangan industry dan peraturan perundang‐undangan Pasar Modal Indonesia dan peraturan terkait lainnya, yaitu:

• Kode Etik Perusahaan
• Pedoman Kerja Dewan Komisaris
• Pedoman Kerja Direksi
• Compliance Charter
• Internal Audit Charter
• Kebijakan Tata Kelola Perusahaan
• Kebijakan Pedoman Perilaku
• Kebijakan Kepatuhan
• Kebijakan Manajemen Risiko
• Kebijakan Strategi Anti Fraud
• Kebijakan Penerapan Program Anti Pencucian Uang, Pencegahan Pendanaan Terorisme dan Pencegahan Pendanaan Proliferasi Senjata Pemusnah Massal
• Kebijakan Perlindungan Konsumen dan Masyarakat
• Kebijakan Teknologi Informasi
• Kebijakan Pengamanan Informasi
• Kebijakan Business Continuity Plan (BCP)
• Kebijakan Environment, Social and Governance (ESG)